mvp Comercial Aperam
Desenvolvemos um MVP para otimizar processos comerciais, reduzir custos e tempo, organizar dados e apoiar a gestão de uma carteira de R$100 milhões.
Resumo do projeto em 5 minutos
Desk research
Após as reuniões de alinhamento com o gerente, na qual busquei entender o problema, alinhar as expectativas e definir um escopo inicial do projeto, meu próximo passo foi fazer uma desk research. Construir uma tabela CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas) reunindo todas as informações dessa primeira reunião de briefing. Em seguida, levantei mais dados e hipóteses sobre a área comercial e os CRMs disponíveis no mercado para complementar essa tabela. O objetivo foi aprofundar minha compreensão do contexto e elaborar perguntas mais relevantes para direcionar as conversas com os colaboradores.
Pesquisa de campo
Depois de ampliar minha compreensão sobre a ideia de negócio e levantar diversas dúvidas relevantes, percebi que era o momento certo para realizar uma pesquisa de campo com os colaboradores. O objetivo era entender melhor suas tarefas, cargos, dores, necessidades, ferramentas utilizadas e outros pontos importantes. Para isso, sabia que precisava elaborar perguntas precisas, já que não poderia tomar muito tempo de cada entrevistado. Assim, agendei as reuniões individuais e iniciei as entrevistas para conhecê-los de perto.
Product Backlog MVP1
Após uma extensa pesquisa de campo, reunir informações valiosas que precisavam ser tratadas para eliminar duplicidades, cruzar dados e padronizá-los. Em seguida, estruturei fluxos de tarefas, mapeei jornadas e realizei uma análise detalhada de todo o material. Esse processo foi essencial para esclarecer dúvidas, validar (ou descartar) hipóteses e compreender em profundidade o funcionamento interno da área
Chegamos, então, a um momento crucial: o backlog estava repleto de features a serem consideradas para o MVP. Após análises e discussões, foi definido que apenas algumas funcionalidades fariam parte do MVP1, levando em conta tanto a relevância dos dados analisados quanto a urgência de determinadas entregas.
Pesquisa de mercado
Então entrei em contato com algumas empresas que pesquisei e também com a equipe interna para entender se seria possível desenvolver um funil de vendas adaptado à nossa realidade e em quanto tempo isso poderia ser feito.
Após as reuniões, ficou decidido que a melhor escolha seria desenvolver a solução com a equipe interna, devido às configurações e requisitos específicos que a empresa demandava. O prazo estimado para o desenvolvimento do MVP era de cerca de quatro meses.
Alinhamento
Após compreender o problema, levantar informações e propor soluções, reuni-me com o gerente para apresentar os resultados da primeira sprint e definir os próximos passos. No entanto, como havia a necessidade de entregar resultados de curto prazo para a área comercial, alinhamos uma sprint extra com o objetivo de disponibilizar entregas rápidas utilizando o Google Sheets, já que essa ferramenta já era usada pela equipe. Em seguida, avançamos para o desenvolvimento do protótipo no Figma.
Google sheets
Pode até parecer incomum utilizar o Google Sheets nesta fase, mas, quando bem aplicado, ele pode gerar ótimos resultados. O objetivo foi eliminar ao máximo planilhas e abas desnecessárias, remodelar a estrutura do banco de dados, criar telas mais intuitivas para o preenchimento das informações e desenvolver dashboards mais eficientes.
Como o MVP1 contempla diversos recursos, vou apresentar aqui o núcleo do sistema: o funil de vendas. Para exemplificar, utilizarei a tarefa de criação de propostas, mostrando como o processo era realizado anteriormente e como passou a ser depois das melhorias.
Jornada da proposta
- O analista de vendas negocia com o cliente e identifica o sinal positivo de interesse.
- Em seguida, o analista gera uma tarefa para a equipe comercial elaborar a proposta.
- A equipe comercial desenvolve a proposta com todos os detalhes necessários.
- Assim que a proposta fica pronta, ela retorna para o analista de vendas, que faz uma revisão final.
- Se estiver tudo certo, o analista envia a proposta ao cliente para prosseguir com a negociação.
Como era executada essa tarefa antes
Para desenvolver uma proposta no formato antigo, o processo era extremamente demorado e manual, o que gerava muitas dúvidas e retrabalhos. Isso acontecia porque alguns cálculos específicos como o valor do frete, o percentual sobre o preço de mercado, entre outros, dependiam de informações que, muitas vezes, estavam apenas na cabeça do analista de vendas.
Além disso, o fluxo envolvia diversas etapas: eram necessárias, em média, 11 ações principais, que consumiam cerca de 30 minutos para criar uma única proposta. Para isso, era preciso abrir e consultar aproximadamente seis planilhas diferentes, o que tornava o processo pouco eficiente e sujeito a erros.
Nova solução com o google sheets
Com algumas mudanças no fluxograma e a redução do número de planilhas, obtivemos resultados muito positivos, entre os quais destaco:
Automatização do funil de vendas:
Todas as movimentações feitas pelo colaborador como adicionar novos pedidos ou atualizar o status da negociação agora alimentam automaticamente os dashboards, sem necessidade de copiar e colar informações manualmente.
Centralização dos cálculos:
Todos os cálculos necessários (frete, percentual sobre o preço de mercado, margens, etc.) passaram a ser feitos em um único local, eliminando o risco de erros ou divergências.
Histórico organizado:
Todo o histórico dos clientes ficou centralizado em um único local, substituindo o modelo antigo em que era necessário criar uma aba separada para cada cliente.
Agilidade na criação de propostas:
O tempo médio para criar uma proposta caiu de 40 minutos para cerca de 10 minutos.
Click no botão abaixo para ver o projeto no google sheets
(Observação: Esse projeto e um pedaço do que pode ser apresentado)
Resultados:
Após cerca de 30 dias de desenvolvimento, ajustes nos dados e testes de usabilidade, alcancei um resultado muito satisfatório: consegui estruturar uma planilha de dashboard geral, um dashboard específico para cada tipo de produto e uma planilha de funil de vendas para cada produto, todas integradas e se comunicando entre si de forma automática.
Depois de mais 15 dias de testes, os resultados foram bastante positivos. O novo sistema trouxe maior produtividade para o time comercial, que passou a executar suas tarefas com mais agilidade, além de reduzir significativamente os erros na análise de dados.
Por mais que conseguimos ótimos resultados e assim tirar a área um pouco do sufoco, isso era apenas uma solução provisória, o melhor ainda estava por vir.
Construção do protótipo MVP1
Com os bons resultados em mãos, dados bem estruturados e um teste de usabilidade validado na prática, eu estava muito mais confiante para fazer a transição das planilhas para o desenvolvimento de um MVP1. Aproveitei tudo o que aprendi nessa fase e comecei a desenhar os primeiros wireframes do sistema. O grande desafio era transformar aquelas planilhas em telas de um sistema intuitivo, sem comprometer a usabilidade que já havia sido validada.
Fluxograma da execução da tarefa de criação da proposta para o MVP:
Ajustei o fluxograma do google sheets para a realidade do MVP
Teste de usabilidade:
Após o desenvolvimento do protótipo no google sheets muitas funções estavam validadas mas agendei novas reuniões com os colaboradores para apresentar o software e demonstrar como ele poderia ajudar na organização das tarefas diárias. Durante os testes de usabilidade, os participantes conseguiram interagir com a ferramenta de forma satisfatória, apresentando poucas dificuldades para executar atividades que fazem parte da sua rotina. Essas interações permitiram validar o fluxo proposto e identificar pequenos ajustes necessários para tornar a experiência ainda mais fluida e intuitiva.
Entrega do protótipo
Click no botão ao lado para ver o resultado final do protótipo do MVP1 comercial no figma:
Agora, com a entrega do protótipo, posso dizer que este trabalho foi bastante desafiador. Durante todo o processo, tive a oportunidade de aprender muito, não apenas sobre as demandas técnicas, mas também sobre o alinhamento entre áreas como comercial, desenvolvimento e produto.
Além disso, pude aprimorar significativamente minhas habilidades no Google Sheets, utilizando automações, dashboards e fórmulas avançadas para acelerar análises e tomada de decisão. Essas soluções trouxeram ganhos reais e mensuráveis, otimizando processos, reduzindo retrabalho e proporcionando resultados de alto impacto para o negócio em um curto espaço de tempo.
Esse projeto também foi importante para desenvolver uma visão mais estratégica sobre como priorizar entregas, comunicar ideias de forma clara com o time técnico e entender melhor o impacto de cada funcionalidade no resultado final do produto. Foi, sem dúvida, uma experiência muito rica tanto no aspecto técnico quanto no desenvolvimento das minhas habilidades de gestão e colaboração.
